SAP MM en empresas pesqueras: cómo conectar compras, combustible e inventarios con la operación

Una empresa pesquera puede tener stock suficiente en almacén y aun así detener una intervención porque el material correcto no llegó al lugar correcto en el momento necesario. Ese ejemplo resume por qué abastecimiento no debería analizarse únicamente como un proceso de compras.

En una operación donde participan embarcaciones, plantas, almacenes, mantenimiento y terceros, los materiales deben acompañar la secuencia real de la operación. Combustible, víveres, repuestos, materia prima y otros recursos generan movimientos que necesitan quedar relacionados con inventarios, centros, órdenes y procesos posteriores.

Aquí SAP MM puede funcionar como una pieza de conexión entre lo que la operación necesita y la manera en que la empresa gestiona sus materiales.

El abastecimiento comienza antes de crear una orden de compra

Una solicitud de compra es solo una parte del proceso. Antes existe una necesidad operativa. Una embarcación puede requerir combustible o víveres. Mantenimiento puede necesitar un material. Una planta puede recibir materia prima proveniente de una embarcación propia o de terceros.

Cada situación genera movimientos distintos. En el caso documentado de Tecnológica de Alimentos S.A. (TASA), la gestión de pesca incluía abastecimiento de embarcaciones, combustible, materiales, compras de pesca de terceros y otros procesos que debían integrarse con SAP (Alponte Belapatiño, 2018).

El reto no consistía simplemente en registrar una compra. Consistía en conseguir que el evento operativo generara el movimiento correspondiente dentro del ERP.

1. Combustible: un ejemplo de integración entre operación e inventario

El combustible es un buen ejemplo. En la operación descrita por Alponte Belapatiño (2018), el abastecimiento de combustible a embarcaciones se gestionaba mediante reservas y movimientos de inventario en SAP.

El proceso consideraba información registrada durante zarpe, arribo y descarga, incluyendo stock de combustible y lecturas de horómetros. A partir de esa información podía generarse la reserva correspondiente y posteriormente registrarse el movimiento de inventario. Esto muestra una diferencia importante entre registrar un consumo al final del día y gestionar materiales de forma integrada.

Cuando el movimiento está conectado con el evento que lo origina, existe mayor contexto sobre:

• qué embarcación consumió;
• cuánto se utilizó;
• cuándo ocurrió;
• desde qué centro salió;
• dónde debe reponerse;
• qué inventario quedó disponible.

La información deja de ser un dato aislado y pasa a formar parte del flujo operativo.

2. Reservas de combustible y salidas de mercancía

El diseño funcional documentado para TASA planteaba que determinadas acciones de la gestión de pesca generaran movimientos automáticamente en SAP MM.

Entre ellas se encontraban la creación de reservas de combustible y el registro de salidas de mercancía asociadas al consumo de cada embarcación (Alponte Belapatiño, 2018). La lógica es relevante porque reduce la distancia entre el evento físico y el movimiento registrado en el ERP.

Si el combustible se utiliza en la operación pero el movimiento de inventario se registra horas o días después, la empresa puede estar tomando decisiones con un stock que ya no representa la realidad.

3. Compras de materia prima a terceros

La misma lógica puede aplicarse a la compra de pesca. No toda la materia prima que llega a planta necesariamente proviene de una embarcación propia. Cuando la descarga corresponde a un tercero, el proceso puede requerir una orden de compra y posteriormente una entrada de mercancía.

En el caso estudiado, el sistema podía generar automáticamente una orden de compra cuando una embarcación tercera descargaba materia prima y posteriormente registrar la entrada correspondiente con la cantidad descargada (Alponte Belapatiño, 2018).

Esto conecta tres momentos:

descarga → compra → inventario.

La ventaja no está solamente en ahorrar digitación. También está en mantener relación entre el evento que ocurrió físicamente y el documento administrativo que representa esa operación.

4. La automatización puede reducir reprocesos, pero necesita controles

Automatizar la creación de documentos no significa eliminar las validaciones. Un evento puede generar una reserva, una entrada o un pedido solamente si la información de origen es suficientemente confiable.

Por eso deben estar correctamente definidos:

• material;
• cantidad;
• unidad de medida;
• centro;
• almacén;
• proveedor;
• fecha;
• tipo de operación.

Si uno de esos datos no representa correctamente la realidad, la automatización simplemente puede trasladar el error más rápido.

Automatizar un movimiento no reemplaza la calidad de los datos que lo originan.

5. Víveres y materiales también forman parte del abastecimiento

La gestión logística de una embarcación no se limita al combustible.

En el diseño descrito para TASA, también podían generarse pedidos de compra asociados a los vales de víveres utilizados para abastecer las embarcaciones (Alponte Belapatiño, 2018). Este tipo de relación ayuda a entender el rol de SAP MM dentro de una operación pesquera.

El módulo no debería verse como una herramienta separada de pesca, mantenimiento o planta. Su función es ayudar a gestionar los materiales necesarios para que esos procesos puedan continuar.

6. Mantenimiento también depende de materiales

Una orden de mantenimiento puede estar correctamente planificada y aun así detenerse si falta el repuesto necesario. Por eso SAP PM y SAP MM tienen una relación natural.

El artículo anterior de este cluster explicaba cómo mantenimiento necesita conocer el estado real de los activos. Pero conocer la falla no siempre es suficiente.

La empresa también necesita responder:

• ¿existe el repuesto?
• ¿en qué almacén está?
• ¿debe comprarse?
• ¿cuándo estará disponible?
• ¿qué intervención depende de él?

En el estudio de Marino S.A. también se identificó la necesidad de mejorar los tiempos de atención de órdenes de compra desde logística junto con las mejoras planteadas para mantenimiento (Chavez Callupe, 2022).

Esto refuerza una idea:

mantenimiento y abastecimiento no deberían optimizarse de forma independiente.

7. Inventario disponible no significa inventario útil

Una empresa puede mostrar stock y aun así no tener lo necesario para atender una operación específica. Por eso no basta con mirar el valor total de inventario.

Conviene entender:

• qué materiales son críticos;
• en qué ubicación se encuentran;
• qué procesos dependen de ellos;
• cuánto se consume;
• qué materiales tienen baja rotación;
• qué faltantes generan mayor impacto.

El objetivo de la gestión de materiales no debería ser acumular stock. Debería ser mantener suficiente disponibilidad para atender la operación sin generar inventarios innecesarios.

8. El dato de descarga también puede generar movimientos logísticos

En la operación estudiada por Alponte Belapatiño (2018), el registro del peso real descargado podía desencadenar varios procesos posteriores.

En una embarcación de terceros podía generar una orden de compra. La descarga también podía actualizar el ingreso de stock en planta y relacionarse con producción y calidad. Ese punto es especialmente relevante porque muestra que un único evento puede tener consecuencias en diferentes módulos.

Descarga → MM → inventario → producción → calidad.

Esa relación será el foco del siguiente artículo del cluster.

¿Dónde suelen aparecer las fricciones?

Señal	Qué conviene revisar
Compras urgentes frecuentes	Planificación y visibilidad de necesidades
Diferencias entre stock físico y SAP	Oportunidad y calidad del registro
Mantenimiento espera repuestos	Integración PM–MM
Consumos se cargan después	Relación entre evento operativo y movimiento
Material disponible en otro centro	Diseño de almacenes y ubicaciones
Órdenes de compra duplicadas	Integración y responsabilidades
Mucho inventario, pero faltantes críticos	Clasificación y criticidad de materiales

Estas señales no prueban automáticamente que SAP MM esté mal configurado. Pueden originarse en procesos, información, responsabilidades o integraciones.

Antes de modificar SAP MM, conviene seguir el material

Una buena forma de diagnosticar el proceso consiste en elegir un material crítico y seguir su recorrido.

• ¿Quién detecta la necesidad?
• ¿Dónde se registra?
• ¿Quién aprueba?
• ¿Cómo se compra?
• ¿Dónde se recibe?
• ¿Cómo entra al inventario?
• ¿Quién lo consume?
• ¿El movimiento queda registrado en el momento correcto?
• Este recorrido puede revelar con mayor claridad dónde existe la brecha.

De compras separadas a abastecimiento conectado

SAP MM puede ayudar a estructurar compras e inventarios, pero su valor aumenta cuando estos procesos están relacionados con la operación.

En pesca, esto puede significar conectar:

embarcación → consumo → reserva → almacén → compra → inventario → mantenimiento o planta.

El estudio de TASA muestra precisamente cómo eventos operativos podían alimentar movimientos de materiales dentro del ERP (Alponte Belapatiño, 2018). La pregunta entonces no es únicamente si la empresa utiliza SAP MM. Es:

¿SAP MM recibe la información necesaria para anticipar y sostener la operación?

¿Tus procesos de abastecimiento están conectados con la operación?

En Altamira Technology realizamos Assessment TI para revisar procesos, aplicaciones e integraciones antes de definir cambios tecnológicos. Si compras, inventarios, mantenimiento o la operación trabajan con información desconectada, el primer paso puede ser mapear cómo circulan hoy las necesidades y los materiales.

Referencias

Alponte Belapatiño, J. A. (2018). Mejora de la captura de información para la decisión de distribución de la flota pesquera de Tecnológica de Alimentos S.A. [Trabajo de suficiencia profesional].

Chavez Callupe, P. J. (2022). Mejora de la experiencia de usuario de sistema ERP SAP con plataforma y aplicaciones basadas en el ERP SAP para la empresa Marino S.A. 2019–2020 [Trabajo de suficiencia profesional, Universidad de Lima]. Repositorio Institucional de la Universidad de Lima. https://hdl.handle.net/20.500.12724/16478